PPWR-Konformitätserklärung erstellen: Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Hersteller
Die PPWR-Konformitätserklärung ist seit dem 12. August 2026 verpflichtend. Sie ist in Artikel 39 der Verordnung (EU) 2025/40 verankert, folgt dem Aufbau nach Anhang VIII und deckt die Artikel 5 bis 12 ab. Die unterzeichnende Person trägt die persönliche Verantwortung. Hinter der Erklärung steht eine technische Dokumentation nach Anhang VII, die aus Lieferantennachweisen aufgebaut, fünf Jahre aufbewahrt und Behörden innerhalb von zehn Tagen vorgelegt werden muss. Dieser Leitfaden führt in acht Schritten durch den Prozess.
Eine belastbare Konformitätserklärung beginnt vor dem Dokument selbst
Die Konformitätserklärung ist der rechtliche Kern der PPWR. Jede Verpackungsart, die seit dem 12. August 2026 auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird, benötigt eine. Die unterzeichnende Person haftet persönlich. Das Dokument muss aktualisiert werden, sobald sich Materialien, Design oder Lieferanten ändern. Und wenn eine Behörde, ein Kunde oder ein Auditor Einsicht verlangt, müssen Sie es zusammen mit der vollständigen Nachweisakte vorlegen können, die jede Aussage darin belegt. Artikel 15 Absatz 10 gibt Ihnen dafür zehn Tage Zeit.
Die meisten Hersteller verstehen die Pflicht in groben Zügen. Weniger klar ist die tatsächliche Abfolge der Arbeit, die nötig ist, um eine Konformitätserklärung zu erstellen, die einer Prüfung standhält. Dieser Beitrag beschreibt diese Abfolge praxisnah.
Vorab ein Punkt zur Einordnung. Die Konformitätserklärung ist nicht der Ausgangspunkt. Sie ist das Ergebnis eines Prozesses, der mit der Erhebung von Lieferantendaten beginnt und über Materialprüfung, Konformitätsbewertung und Dokumenten-Governance läuft. Wer mit dem Dokument beginnt und rückwärts arbeitet, stößt schnell auf Lücken.
Was Sie heute erklären können und was erst später in die Konformitätserklärung einfließt
Die PPWR gilt in Stufen. Eine korrekte Konformitätserklärung gibt für jeden der Artikel 5 bis 12 an, ob die Anforderung zum Zeitpunkt der Ausstellung bereits gilt. Konformität gegen eine noch nicht geltende Anforderung oder gegen eine noch nicht existierende Methodik zu erklären, schwächt das Dokument, statt es zu stärken.
Die Schritte 4 und 5 bereiten Sie also auf 2030 vor, statt heute schon eine Erklärungsposition für 2026 zu liefern. Beide gehören trotzdem in die Abfolge, weil die Designentscheidungen, die sie auslösen, bereits heute getroffen werden.
Schritt 1: Erfassen Sie Ihr Verpackungsportfolio
Bevor eine Bewertung stattfinden kann, brauchen Sie ein vollständiges und aktuelles Verzeichnis jeder Verpackungsart, die Sie auf dem EU-Markt in Verkehr bringen. Das umfasst Verkaufsverpackungen, Umverpackungen, Transportverpackungen, E-Commerce-Verpackungen und Serviceverpackungen. Jede eigenständige Verpackungsart benötigt ihre eigene Konformitätserklärung, sodass die Portfolio-Erfassung direkt den Arbeitsumfang bestimmt. Bei den meisten global tätigen Herstellern bringt dieser Schritt Verpackungsarten ans Licht, die nicht zentral dokumentiert sind, unklare Verantwortlichkeiten haben oder sich geändert haben, ohne dass die Unterlagen entsprechend aktualisiert wurden.
Eine Konformitätserklärung je Verpackungsart, nicht je Artikelnummer
Die Pflicht bezieht sich auf die Verpackungsart, nicht auf die einzelne Artikelnummer oder den einzelnen Markt. Mehrere Artikelnummern können sich eine Konformitätserklärung teilen, wenn sie tatsächlich dieselbe Definition und Version der Verpackungsart aufweisen. Damit ist Ihre Taxonomie der Verpackungsarten die folgenreichste Datenentscheidung im gesamten Programm. Fassen Sie sie zu weit, macht eine einzige Materialänderung Erklärungen über nicht zusammenhängende Produkte hinweg ungültig.
Es gibt keine generelle Ausnahme für Transportverpackungen
Transportverpackungen fallen vollständig in den Anwendungsbereich. Artikel 15 Absatz 11 der Verordnung (EU) 2025/40 nimmt ausschließlich maßgefertigte Transportverpackungen für konfigurierbare Medizinprodukte und Medizinsysteme im industriellen und im Gesundheitsumfeld aus. Eine B2B-Ausnahme gibt es ebenfalls nicht.
Schritt 2: Weisen Sie die rechtliche Verantwortung je Verpackungsart zu
Die PPWR definiert den rechtlichen Hersteller als die Einheit, deren Name oder Marke auf der Verpackung erscheint, unabhängig davon, wer sie physisch produziert. Für jede Verpackungsart in Ihrem Portfolio müssen Sie klären, welche juristische Einheit in Ihrem Unternehmen der Hersteller im Rechtssinne ist, wer innerhalb dieser Einheit die Konformitätserklärung unterzeichnet und ob bei bestimmten Verpackungsarten eine geteilte Verantwortung mit Einführern oder Händlern besteht, die vor Beginn der Bewertung zu klären ist.
Markeninhaber gegenüber Verpackungslieferant
Artikel 3 Absatz 1 Nummer 13 definiert den Hersteller als denjenigen, der Verpackungen entwirft oder herstellt oder entwerfen oder herstellen lässt und unter eigenem Namen oder eigener Marke vermarktet. Ein Markeninhaber, der einen Konverter beauftragt, ist der Hersteller, der Konverter ist es nicht. Über den gesamten EU-Markt hinweg existiert genau ein Hersteller je Verpackungsgegenstand, geteilte Verantwortung ist also eine vertragliche Vereinbarung, niemals eine rechtliche.
Bevollmächtigte, Einführer und Händler
Wenn ein Händler zum Hersteller wird
Ein Einführer oder Händler, der Verpackungen unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder Verpackungen so verändert, dass die Konformität berührt wird, gilt als Hersteller und übernimmt die vollständige Pflicht. Eigenmarken- und Handelsmarkenprogramme fallen eindeutig in diese Kategorie. Steht Ihre Marke auf der Verpackung, liegt die Pflicht bei Ihnen. Wie sich das in Lieferantenverträgen abbilden lässt, behandelt unser Beitrag zur PPWR-Compliance im Einkauf.
Schritt 3: Erheben Sie die erforderlichen Lieferantendaten
Hier geraten die meisten Compliance-Programme ins Stocken. Die technische Dokumentation verlangt Nachweise auf Materialebene, die nur von Lieferanten kommen können. Nach Artikel 16 der PPWR sind Lieferanten gesetzlich verpflichtet, diese bereitzustellen, die strukturierten Anfragen müssen aber dennoch gestaltet und versendet werden. Für jede Verpackungsart benötigen Sie eine schichtweise Stückliste mit Materialgewichten und Masseanteilen, Prüfberichte zu besorgniserregenden Stoffen für Schwermetalle und, bei Verpackungen mit Lebensmittelkontakt, für PFAS, verifizierte Post-Consumer-Rezyklatanteile samt Berechnungsmethodik und anerkanntem Zertifizierungsstandard sowie Rückverfolgbarkeitsnachweise, die Rezyklat-Angaben mit den Quellen auf Werksebene verknüpfen. Allgemeine Lieferantenfragebögen genügen nicht.
Was Artikel 16 Absatz 1 einen Lieferanten tatsächlich verpflichtet zu liefern
Lieferanten von Verpackungen oder Verpackungsmaterialien müssen dem Hersteller alle Informationen und Unterlagen bereitstellen, die zum Nachweis der Konformität erforderlich sind, einschließlich der technischen Dokumentation nach Anhang VII, in einer für den Hersteller leicht verständlichen Sprache, auf Papier oder elektronisch. Das ist eine gesetzliche Pflicht, keine kaufmännische Bitte. Auf diese Vorschrift berufen Sie sich, wenn ein Lieferant die Herausgabe von Stoffdaten verweigert oder eine Stückliste als vertraulich behandelt.
Setzen Sie die Stoffgrenzwerte in der Anfrage korrekt an
Artikel 5 begrenzt Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertiges Chrom auf in Summe 100 mg/kg. Für Verpackungen mit Lebensmittelkontakt gelten seit dem 12. August 2026 PFAS-Grenzwerte, und die Prüfung muss diese Grenzwerte abbilden statt einer allgemeinen Aussage zur Abwesenheit. Eine Konformitätsbestätigung des Lieferanten ist nicht dasselbe wie ein Prüfbericht, der die Einhaltung belegt. Unser Leitfaden dazu, wie aus Lieferantendaten eine Konformitätserklärung wird, behandelt die Gestaltung der Anfrage Feld für Feld.
Schritt 4: Führen Sie die Bewertung der Recyclingfähigkeit durch
Jede Verpackungsart wird einer Leistungsstufe A, B oder C zugeordnet. Leistungsstufe A verlangt, dass 95 Prozent oder mehr des Verpackungsgewichts recyclingfähig sind, Leistungsstufe B 80 Prozent oder mehr und Leistungsstufe C 70 Prozent oder mehr. Ab dem 1. Januar 2030 ist Leistungsstufe C die Marktuntergrenze, die Stufen D und E sind ausgeschlossen. Ab 2038 entfällt auch Leistungsstufe C, sodass nur A und B bleiben. Eine zweite Ebene folgt ab 2035, wenn Verpackungen zusätzlich in großem Maßstab recycelt werden müssen und nicht nur recyclinggerecht gestaltet sein dürfen. Die Bewertung muss dokumentiert und in der technischen Dokumentation referenziert werden, sobald die Anforderung gilt.
Die Methodik liegt noch nicht vor
Es gibt heute keine harmonisierten Normen zur Recyclingfähigkeit, gegen die bewertet werden könnte. Artikel 6 Absatz 4 verpflichtet die Kommission, die delegierten Rechtsakte zur recyclinggerechten Gestaltung für 22 Verpackungskategorien bis zum 1. Januar 2028 zu erlassen. Der Environmental Omnibus vom Dezember 2025 schlug vor, diesen Termin zu verschieben, ein geänderter Termin ist nicht bestätigt, planen Sie daher mit dem 1. Januar 2028.
Ein Portfolio gegen Kriterien einzustufen, die noch nicht vorliegen, liefert einen Wert, den Sie später revidieren müssen. Nutzen Sie diesen Schritt jetzt, um die Materialdaten auf Schichtebene aufzubauen, die die Einstufung später verarbeiten wird, und um die Mehrmaterial-Formate zu identifizieren, die am ehesten unter 70 Prozent fallen.
Schritt 5: Prüfen Sie den Leerraumanteil bei den betroffenen Verpackungsarten
Bei Umverpackungen, Transportverpackungen und E-Commerce-Verpackungen darf der Leerraumanteil ab 2030 50 Prozent des Gesamtvolumens nicht überschreiten. Wenn Ihre Designentscheidungen noch offen sind, vermeiden Sie mit einer frühen Berücksichtigung einen Redesign-Zyklus kurz vor der Frist.
Was Artikel 10 heute verlangt
Die qualitative Minimierungspflicht gilt bereits. Ihre technische Dokumentation muss Gewicht und Volumen der Verpackung gegenüber ihren Leistungsanforderungen begründen, auch wenn die 50-Prozent-Grenze eine Position für 2030 ist.
Eine Änderung überrascht Teams an dieser Stelle regelmäßig. Die EN 13428:2004 begründet nach dem 12. August 2026 keine Konformitätsvermutung mehr für die Verpackungsminimierung, und die Kommission muss bis Februar 2027 aktualisierte Normen anfordern. Zertifikate gegen die alte Norm tragen die Erklärung für sich genommen nicht mehr.
Schritt 6: Stellen Sie die technische Dokumentation zusammen
Die technische Dokumentation ist das Nachweispaket, das die Konformitätserklärung belastbar macht. Sie sollte die vollständige Stückliste, alle Prüfberichte zu besorgniserregenden Stoffen, die Rezyklat-Zertifizierung samt Berechnungsmethodik, die Bewertung der Recyclingfähigkeit und die Leistungsstufe, sofern anwendbar, etwaige Leerraummessungen für die betroffenen Formate sowie die Lieferantendokumentation enthalten, die jeden dieser Punkte untermauert. Die Akte muss versioniert, datiert und bei Einwegverpackungen fünf Jahre, bei wiederverwendbaren Verpackungen zehn Jahre aufbewahrt werden.
Was Anhang VII vorschreibt
Anhang VII verlangt eine allgemeine Beschreibung der Verpackung, Konstruktionszeichnungen auf Komponentenebene, Materialspezifikationen für jede Schicht und jedes Teil sowie die zum Verständnis nötigen Erläuterungen. Er verlangt außerdem eine Auflistung der angewandten Normen oder gemeinsamen Spezifikationen, die Kennzeichnung teilweise angewandter Normen und eine Analyse der Risiken der Nichtkonformität. Bei Verpackungen, die von einem Konverter bezogen werden, existiert das meiste davon bereits stromaufwärts, sodass das Zusammenstellen der Akte eine Erhebungsaufgabe ist, keine Designaufgabe.
Die Zehn-Tage-Frist
Nach Artikel 15 Absatz 10 muss die Dokumentation innerhalb von zehn Tagen nach einem begründeten Verlangen einer nationalen Behörde vorgelegt werden, in elektronischer Form und auf Papier, sofern verlangt. Dieses Zeitfenster ist der praktische Test, ob Ihre Akte organisiert oder lediglich vollständig ist.
Schritt 7: Erstellen und unterzeichnen Sie die Konformitätserklärung
Ist die technische Dokumentation vollständig, kann die Konformitätserklärung selbst erstellt werden. Anhang VIII gibt die Struktur vor, ein fehlendes Feld gilt als mangelhafte Erklärung.
Es gibt keine CE-Kennzeichnung auf Verpackungen
Die PPWR verzichtet bewusst auf die CE-Kennzeichnung. Die Verordnung nutzt die interne Fertigungskontrolle statt einer Konformitätsbewertung durch Dritte, das sogenannte Modul A, sodass keine notifizierte Stelle die Akte prüft. Werden Prüf- oder Berechnungsverfahren durch Stellen durchgeführt, die nach der Verordnung (EG) Nr. 765/2008 akkreditiert sind, begründet das eine Konformitätsvermutung für die betreffenden Anforderungen. Die Verpackungs-Konformitätserklärung ist zudem von jeder Produkt-Konformitätserklärung getrennt, die Sie bereits ausstellen.
Sprache und kombinierte Erklärungen
Die Konformitätserklärung muss in der Sprache oder den Sprachen abgefasst sein, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird, für den deutschen Markt also auf Deutsch. Fällt eine Verpackung unter mehrere EU-Rechtsregime, bestätigt der Leitfaden der Kommission, dass eine einzige kombinierte Erklärung zulässig ist, sofern die betreffenden Unionsrechtsakte eindeutig benannt sind.
Schritt 8: Bauen Sie einen Prozess, der die Erklärung aktuell hält
Eine einmal unterzeichnete und abgelegte Konformitätserklärung ist keine konforme Erklärung. Die Verordnung verlangt, dass sie bei jeder Änderung von Materialien, Design oder Lieferanten aktualisiert wird. Damit zählt der Governance-Prozess ebenso viel wie das Dokument selbst. Sie brauchen ein klares Auslösesystem, das anzeigt, wenn eine Änderung eingetreten ist, eine verantwortliche Person, die die Aktualisierung anstößt, und eine Versionskontrolle, die die Historie jeder früheren Fassung bewahrt.
Ergänzen Sie die drei genannten Auslöser um einen vierten: die regulatorische Änderung. Die Anforderungen an Recyclingfähigkeit und Rezyklatanteil ab 2030 bedeuten, dass jede heute ausgestellte Erklärung bereits eine geplante Revision vor sich hat. Auditoren fragen, wie die Akte zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens aussah, nicht wie sie heute aussieht.
Für Hersteller mit großen und komplexen Verpackungsportfolios lassen sich die Schritte drei bis acht nicht manuell im großen Maßstab durchführen, ohne erhebliche Risiken von Lücken, Verzögerungen und Fehlern. Wir haben carbmee EIS™ gebaut, um die Erhebung der Lieferantendaten zu automatisieren, sie auf Ebene der Verpackungsart zu strukturieren, mit der Bewertung der Recyclingfähigkeit und der Erstellung der Konformitätserklärung zu verbinden und die gesamte Nachweiskette aktuell zu halten, während sich Anforderungen weiterentwickeln und Verpackungen verändern.
Dieselben Daten haben mehr als einen Nutzen. Ravensburger erreichte mit carbmee in 20 Tagen Transparenz über die Scope-3-Emissionen und senkte die Verpackungsemissionen anschließend um 80 Prozent, indem Schrumpffolie durch Kunststoffetiketten ersetzt wurde. Die Materialdaten, die eine Erklärung stützen, stützen zugleich Designentscheidungen, die Kosten und Emissionen senken.
Lesen Sie unseren umfassenden PPWR-Leitfaden für das Gesamtbild zu Fristen, Leistungsstufen der Recyclingfähigkeit, EPR-Registrierung, Vollzugsrisiko und der 14-Punkte-Checkliste für Einkauf und Nachhaltigkeit.
Die nächsten Schritte
Drei Dinge entscheiden darüber, ob Ihre Erklärungen einer Prüfung standhalten. Geprüft wird die Akte hinter der Unterschrift, nicht die Unterschrift selbst. Die unterzeichnende Person haftet persönlich, weshalb die Zuordnung der Verantwortung eindeutig und aktuell sein muss. Und Erklärungen veralten, weshalb der Governance-Prozess, der sie aktualisiert, langlebiger ist als jedes einzelne Dokument.
Die Anforderungen ab 2030 werden auf demselben Fundament aus Lieferantendaten aufsetzen. Es einmal richtig zu bauen ist günstiger, als es zweimal zu bauen.
